Пометка документов на удаление - важный этап документооборота, требующий соблюдения определенных правил. Рассмотрим процедуру маркировки документов для последующего уничтожения.
Содержание
1. Основания для пометки на удаление
- Истечение сроков хранения документа
- Дублирование информации
- Утрата актуальности данных
- Технический брак при создании
2. Способы пометки документов
| Метод | Описание |
| Электронные системы | Специальные отметки в СЭД |
| Физические документы | Перечеркивание, штамп "К уничтожению" |
| Базы данных | Флаг is_deleted или аналогичный |
3. Процедура пометки в электронных системах
- Открыть документ в системе документооборота
- Выбрать действие "Пометить на удаление"
- Указать причину удаления
- Подтвердить операцию
- Дождаться проверки ответственным лицом
4. Пометка бумажных документов
- Перечеркнуть документ по диагонали красной линией
- Поставить штамп "Подлежит уничтожению"
- Указать дату пометки и ФИО ответственного
- Внести запись в журнал учета
5. Нормативные требования
| Тип документа | Срок хранения |
| Кадровые | 75 лет (личные дела), 5 лет (приказы) |
| Бухгалтерские | 5 лет (основные документы) |
| Хозяйственные | 3-5 лет (договоры, акты) |
6. Особые случаи
- Конфиденциальные документы: дополнительная проверка службой безопасности
- Юридически значимые документы: согласование с юридическим отделом
- Документы с истекшим сроком: создание акта на уничтожение
Важно:
Перед пометкой на удаление убедитесь, что документ не требуется для текущих бизнес-процессов, судебных разбирательств или проверок.
7. Дальнейшие действия
- Формирование акта на уничтожение
- Создание комиссии для проверки
- Физическое уничтожение бумажных носителей
- Очистка баз данных от помеченных записей
- Внесение записи в журнал учета
